Transitie Digi-Toegankelijkheid

terug

Advies transitie Digitale Toegankelijkheid voor PDF-documenten

Digitale Toegankelijkheid van een gehele organisatie wordt vaak neergelegd bij enkele medewerkers, zoals vormgevers of webredactie. Dit is onrealistisch. 

Om tot een inclusieve, en digitaal toegankelijke communicatie te komen, volg dan onderstaande stappen om deze transitie te realiseren in uw organisatie:

De transitie naar een Digitaal Toegankelijke Workflow voor PDF-documenten, kent een aantal stappen:

1. Inventarisatie top-100 meest gelezen PDF-documenten
   • inclusie voor klanten/burgers
   • inclusie voor personeel en interne communicatie
   • besluit: welke documenten/formulieren kunnen ook als webpagina worden geplaatst?
   • besluit: welke documenten/formulieren worden nooit gelezen en kunnen van de website af of bijvoorbeeld een vermelding: “Dit document lezen? Stuur een mail naar…”
   • besluit: welke documenten kunnen worden samengevat tot enkele pagina’s
2. Algemene bewustwording voor management, auteurs, vormgevers, communicatie-team en webredacteur 
   • gezamenlijk optrekken om tot digitale toegankelijkheid te komen
   • ervaringsplein, zoals Cardan deze bijvoorbeeld aanbiedt (helpt om ‘de hakken uit het zand te krijgen’)
3. Gerichte training voor auteurs en communicatieteam
   • WCAG/EAA
   • taalniveau, tekst
   • alternatieve teksten
   • grafieken/tabellen
   • samenvatten van documenten en slim omgaan met toegankelijkheid en publicatie op de website
   • PAC (voor controle aangeleverde en bestaande documenten)
   • bereik tot ongeveer 20% toegankelijkheid
4. Gerichte training voor vormgevers en webredacteur 
   • InDesign en MSWord
   • ontwikkeling van templates
   • Colour Contrast Analyser en kleurcontrast
   • Acrobat Pro en Axes
   • PAC (voor controle templates en nieuwe documenten)
   • bereik tot ongeveer 80% toegankelijkheid (20% van auteurs is hierin meegenomen)
5. Aanwijzen van een WCAG/EAA specialist
   • codering
   • leesvolgorde
   • structuur
   • eindcontrole, al dan niet met hulp van ervaringsdeskundigen
   • Axes-software voor oplossen van batch-gerelateerde toegankelijkheidsproblemen
   • bereik tot 100% toegankelijkheid.
6. Verwerken van de Top-100 meest gelezen documenten
   • binnen eigen organisatie, met inzet van extra uren en medewerkers
   • het kost een ervaren wcag-specialist gemiddeld 8 uur om een bestaande PDF van 50 pagina’s toegankelijk te maken
   • uitbesteden aan gespecialiseerde wcag-bureau’s als Swink, Cardan, DigitaalToegankelijk en Digitaal Toegankelijk Maken
7. Uitvoeren van WCAG-audit door gecertificeerd auditbureau
   • aanpassen van feedback uit de audit, door WCAG-specialist en webredactie.

Benodigde software voor digitale toegankelijkheid:

• Noodzakelijk: Acrobat Pro (mac/windows) (licentie)
• Noodzakelijk: PAC 2024 (windows) (gratis)
• Noodzakelijk: Colour Constrast Analyser CCA (mac/windows) (gratis)
• Wenselijk: Axes software AxesPDF en AxesWord-plugin (windows) (licentie)