terug
Zo toegankelijk mogelijk in Word
Nadat wij voor u een geoptimaliseerd Word-sjabloon hebben gemaakt, dan kunt u met de onderstaande werkwijze het document zo toegankelijk mogelijk opleveren. Is dit helemaal waterdicht? Nee. U kunt nog steeds functies gebruiken die de toegankelijkheid belemmeren, maar deze zijn dan veel gemakkelijk te corrigeren. Een Word-document moet uiteindelijk als PDF worden bewaard en handmatig gecontroleerd op leesbaarheid en kleurcontrast, voordat het echt digitaal toegankelijk is. Het document moet op alle computer-systemen te openen en te lezen zijn, zonder tussenkomst van externe software, zoals MSoffice.
Hoe
Een Word-sjabloon is ingericht volgens uw huisstijlhandboek of voorbeeld-Word-document. Voor een optimale toegankelijkheid dient u in Word het volgende in acht te nemen:
-
Maak gebruik van stijlen: Kop 1, kop 2, kop 3, tekst, opsomming, citaat, onderschrift. Gebruik alleen stijlen uit het Stijlen Venster/Styles Pane (tab: Home) en zet de lijst van stijlen op --> lijst: in huidig document/in current document. Andere typografie nodig? Maak deze dan alleen aan via dit stijlen venster.
-
Vermijdt kleur-instructies of kleur-aanduidingen in de tekst. Bijv. In het blauwe gedeelte staat dat...
- Vermijdt tabellen als het ook als losse zinnen genoteerd kan worden
-
Vermijdt herhalende kop-en voetteksten (paginacijfers uitgezonderd)
-
Gebruik alleen kleuren met voldoende contrast in de tekst en tabellen icm achtergrond.
-
Geef afbeeldingen altijd een Alt-tekst mee.
-
Genereer een inhoudsopgave automatisch. Dan staat er ook vanzelf een lijst met bladwijzers
- Geef een document altijd een titel, auteur en onderwerp mee, via de document-eigenschappen.
- Neem bij gebruik van grafieken, tabellen en infographics altijd korte een samenvatting in de tekst op, van wat er te zien is of geconcludeerd moet worden.
- Zet alle alinea's bij voorkeur in 'gekoppelde tekstblokken'. Hierdoor maakt Acrobat zelf een code-hïerarchie aan en is het eenvoudiger om hoofdstukken en paragrafen onder te verdelen in Acrobat Pro.
Klaar?
Controleer dan via Toegankelijkheid controleren / Accessibility Check (tab: Review) of er fouten worden gemeld. Hieronder een toelichting:
- Word-Sjablonen bevatten vaak Headers en Footers met absoluut gepositioneerde logo's en pagina-nummering. De positionering wordt in Word waarschijnlijk fout gerekend voor toegankelijkheid. Maar headers en footers worden in PDF omgezet naar zogenaamd Artefact en daarom niet als leesbare content opgenomen. Deze foutmelding in Word, mits in header of Footer, is dus geen probleem.
- Verwijder overbodige spaties.
- Geef Afbeeldingen en Tabellen altijd een Alt-tekst. Doe dit via de afbeelding- of tabelinstellingen (rechter muisknop op een afbeelding of tabel.
Klaar?
Bewaar het document als toegankelijke PDF en stuur de PDF voor eindcontrole terug naar info@digitaaltoegankelijkmaken.nl.
Wat wordt er in de eindcontrole nog gedaan?
- CONTROLE: Juiste indeling, volgorde en tagging via Code (dit kan alleen handmatig vanuit Acrobat Pro)
- CONTROLE: Logische leesvolgorde (dit kan alleen handmatig vanuit Acrobat Pro)
- CONTROLE: Bladwijzers en Document-eigenschappen
- CONTROLE: Alt-tekst in Tabellen en Afbeeldingen
- CONTROLE: Kleurcontrast (dit kan alleen handmatig vanuit Acrobat Pro)
- OPSLAAN: naar Archief PDF/A 2-b (dit kan alleen vanuit Acrobat Pro)
Nu is de PDF geheel digitaal toegankelijk!
