1. Denk vooruit
2. Probeer iedereen in de organisatie te bereiken
3. Regel budget
4. Doe kennis op
5. Benoem iemand tot opperhoofd Toegankelijkheid
6. Zoek steun in de top

Denk vooruit

Wanneer je in de organisatie alleen reageert op het moment dat iets niet voldoet aan de eisen rondom toegankelijkheid, dan kost dat veel meer energie. Voorkomen is beter dan genezen. Probeer daarom vooruit te denken. Wie heeft kennis over toegankelijkheid nodig? Welke documenten kan ik verwachten voor de website de komende tijd? Hoe borg ik in processen dat er alleen toegankelijke documenten worden aangeleverd? Welke personen krijgen het meeste te maken met toegankelijkheid?

Probeer iedereen in de organisatie te bereiken

Ondanks dat sommigen vaker dan anderen te maken krijgen met de regels rondom Toegankelijkheid, zal elke afdeling in de organisatie er eens tegenaan lopen. Daarom is het belangrijk dat je nadenkt over de communicatie van het bestaan van deze regels aan iedere persoon in de organisatie. De één leest zorgvuldig je intranet, de ander hoort het liever bij het koffiezetapparaat. Probeer een communicatiestrategie uit te denken over hoe je iedereen op de hoogte gaat stellen, lees daarvoor ook deze praktische tips.

Regel budget

Hoe goed je het ook communiceert, je zal altijd aanlopen tegen problemen in documenten of gebrek aan kennis bij (nieuwe) collega’s. Om die op te lossen zul je af en toe wat kosten moeten maken. Dat gaat een heel stuk gemakkelijker als je een jaarlijks budget hebt. Hoeveel budgetteer je dan? Dat is natuurlijk lastig, omdat dit samenhangt met de grootte van de organisatie en hoe goed je mensen hebt kunnen bereiken met het begrip toegankelijkheid. Maar begin ergens. Vraag bijvoorbeeld € 5.000 aan en kijk hoe ver het je brengt. Ben je er voor het einde van het jaar doorheen, dan heb je een goede reden om te zeggen waarom men moet wachten tot volgend jaar of op zoek moet naar nieuw budget.

Doe kennis op

Naarmate Toegankelijkheid een beter bekend begrip wordt binnen de organisatie, zullen er ook meer vragen komen over ‘de regels’. Soms zelfs heel specifieke vragen die openstaan voor interpretatie. Zorg er voor dat je de kennis hebt om die vragen te beantwoorden of weet waar je naar een antwoord kan zoeken. Volg cursussen, want daar doe je kennis op en zie je waar andere organisaties tegenaan lopen, zodat jij dat probleem al hebt bezworen voordat het in jouw organisatie naar voren komt.

Benoem iemand tot opperhoofd Toegankelijkheid

Communicatieplannen, budget regelen, kennis opdoen. Het kost allemaal tijd en moeite, daarom is het handig als er iemand is die toegankelijkheid in zijn of haar portfolio krijgt. Als onderdeel van de werklast en dus ook met een aantal uren per week dat daar specifiek aan besteed kan worden. Suggestie is een minimum van 16 uur per week, maar sommige organisaties hebben naast een privacy officer tegenwoordig ook een bijna fulltime toegankelijkheids-officer. Deze persoon is eindverantwoordelijk voor toegankelijkheid in alle aspecten en daar wordt ook over gesproken in het functioneringsgesprek. Nog mooier: vind iemand met een beperking om deze rol op zich te nemen.

Zoek steun in de top

Als laatste helpt het enorm als je niet in je eentje ‘het woord der toegankelijkheid’ aan het verspreiden bent. Het klinkt namelijk soms nogal als regeltjes volgen en bureaucratisch doen. Het komt nog niet heel cool over helaas, terwijl het doel dat zeker wel is.  Dan helpt het enorm om iemand die hoger in de organisatorische hierarchie staat aan je kant te hebben. In een gemeente is dat bijvoorbeeld een wethouder of een burgemeester. Plan met deze persoon een gesprek elke twee maanden waarin je de genomen stappen bespreekt en de uitwerking ervan. Grijp die momenten ook aan om te zeggen waar je tegenaan liep en welke conflicten er momenteel spelen. Hij of zij zal net een doorslaggevende rol kunnen spelen om tot een oplossing te komen.